Gerade für Unternehmen, aber auch für private Gesellschaften und Vereine lohnt es sich, Eventsoftware für die Planung und Organisation größerer Veranstaltungen einzusetzen. Die Kosten lohnen die Beschaffung einer solchen Software durchaus. Denn mit dieser haben Sie stets den vollen Überblick über alle Finanzen, die Anzahl der Teilnehmer und die Belegung von Räumen. Professionelle Eventmanager nutzen diese Art von Software schon seit geraumer Zeit zur Unterstützung ihrer Arbeit.
Die Software hilft dabei, sämtliche Schritte von der Planung und Organisation bis zur Durchführung und Nachbereitung der betreffenden Veranstaltung zu bündeln. Damit bleibt mehr Zeit für die kreativen Aspekte eines Events, um dieses für alle Teilnehmer zu einem unvergesslichen Ereignis zu machen. Als Unternehmer können Sie Eventsoftware auch für betriebsinterne Events nutzen. Steht ein mobiler Weihnachtsmarkt zum Jahresende an? Dann planen Sie das Event mit der passenden Software. Welche das sein könnte, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wo kommt Eventsoftware zum Einsatz?
Zum Einsatz kommt Eventsoftware insbesondere in der MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) und im Freizeittourismus. Schließlich handelt es sich bei Großveranstaltungen, Messen, Kongressen und Meetings um komplexe Projekte, in die eine Vielzahl von Akteure involviert sind. Dazu zählen Lieferanten, Teilnehmer, Referenten, Sponsoren und Veranstalter. Um die Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten, reichen Excel-Listen schon lange nicht mehr aus. Mit der Software lassen sich eine Vielzahl einzelner Aufgaben einfacher und schneller bewältigen. Selbst oder gerade bei virtuellen Events ist eine passende Software unverzichtbar.
Firmenfeiern kommen oft noch ohne technische Hilfsmittel aus, doch abhängig von der Größe haben sie das Potenzial, das Catering oder die Planung der Menüs und Aktivitäten zu unterstützen. Wiederkehrende Events wie Messen profitieren besonders vom Einsatz einer Eventsoftware. Für die Planung eines mobilen Weihnachtsmarktes kann Ihnen die Software genauso behilflich sein, um getätigte Verkäufe besser einzusehen und Nachbestellungen optimal zu organisieren.
Effiziente Eventplanung und Organisation
Die effiziente Eventplanung und Organisation von großen Veranstaltung steht im Zentrum des Einsatzes von Eventsoftware. Wiederkehrende Routineaufgaben lassen sich auf diesem Weg automatisieren und Arbeitsabläufe optimieren, was den Nebeneffekt einer Zeitersparnis mit sich bringt. Mithilfe der zur Verfügung stehenden Funktionen optimieren Sie ferner die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen und reduzieren die Kosten auf ein notwendiges Minimum.
Sie haben jederzeit den Überblick über Einnahmen und Ausgaben, aber auch sämtliche bestellte Materialien und Menüs zur Verköstigung der Gäste. Die Ressourcenoptimierung strukturiert Abläufe und verbessert Zeitpläne. Sie erstreckt sich auf zeitliche wie materielle Ressourcen.
Was kann eine Eventsoftware alles leisten?
Ob Teilnehmer- oder Lieferantenmanagement – dies sind nur zwei Bereiche, in denen die Software Ihnen begleitend zur Seite steht. Ebenso bietet Sie Ihnen Lösungen für das Raum- und Hotelmanagement sowie die Verwaltung sämtlicher Daten. Die Suche nach Übernachtungsmöglichkeit für die Gäste ergibt sich meist automatisch bei mehrtägigen Veranstaltungen wie Kongressen und Konferenzen. Für die digitale Vermarktung bietet die Software zudem Webformulare und häufig ein eigenes Newsletter-Tool sowie Sharing-Funktionen für Soziale Netzwerke.
Genauso ermöglicht die Software die Erstellung von Rechnungen sowie die Verwaltung von Überweisungen und Mahnungen. Daneben weisen viele Programme Features zum Controlling und Projektmanagement-Funktionen auf. Ergänzt wird die Palette von interaktiven Funktionen. Nicht zuletzt gehört zu einer guten Software auch eine Support-Funktion mit zusätzlichen Informationen und Hilfestellungen.
Personalisierung und Teilnehmerbindung
Mit einer solchen Software haben Sie individuelle Anpassungsmöglichkeiten für Events. Dies umfasst die Teilnehmerregistrierung ebenso wie die persönliche Kommunikation mit den eingeladenen Gästen. So schaffen Sie personalisierte Eventerlebnisse, die für alle Teilnehmer eine bleibende Erinnerung schaffen. Was die Bezahlung von Teilnehmergebühren betrifft, ist es mithilfe der Event-App ein Leichtes, diese zu verwalten und nachzuvollziehen. Personalisierte Erlebnisse sind heute wichtiger denn je und geradezu ein Muss. Die Personalisierung umfasst Strategien und Taktiken, um die Veranstaltung samt Inhalten sowie die Reichweite auf die Bedürfnisse des Zielpublikums zuzuschneiden.
Dafür nehmen Sie die gesammelten Daten, etwa im Zuge der Registrierung für die Veranstaltung und schaffen daraus ansprechende Inhalte und gleichzeitig unvergessliche Momente. Davon tangiert ist die Kommunikation genauso wie das Marketing. Daten, die dafür hilfreich sind, beziehen sich auf die Interessen der Kunden, vergangene Themen bei ähnlichen Events, Ticketverkäufe, Registrierungen und weitere Parameter. Je klarer und offensichtlicher die Daten vor Ihnen liegen, desto dienlicher sind diese für bestimmte Ziele.
Natürlich liefern Ihnen auch Gästeinformationen während des Events wichtige Aufschlüsse, darunter das Engagement und die Interaktion der Teilnehmer, aber auch Fotos derselben und eingeladene Personen, die nicht anwesend sind. Nach Ende der Veranstaltung ist es an der Zeit, Fragebögen zum persönlichen Feedback zu versenden, um qualitative und quantitative Antworten zu erhalten.
Echtzeitdaten und Analysen
Fester Bestandteil von Eventsoftwares sind Tools zur Erfassung und Auswertung relevanter Eventdaten. Damit erfassen Sie die Besucherzahlen auf Messen, verfolgen bestimmte Eventzyklen in Echtzeit und können anhand weiterer Besucherdaten datenbasierte Entscheidungen für zukünftige Events herleiten. Was lief gut und was müsste noch weiter optimiert werden? Auftretende Probleme zeigen Ihnen, an welchen Stellen noch Nachholbedarf besteht.
In vielen Bereichen ist es entscheidend, den Erfolg einer Veranstaltung im Nachhinein zu messen. Dies geschieht mithilfe bestimmter Leistungsindikatoren, mit denen sich die Effektivität bestimmter Aktionen analysieren lässt. Ansonsten können Sie Statistiken bereits live während der Veranstaltung einsehen. Die gebündelten Umfragen und Berichte exportieren Sie dann zur Auswertung und haben damit wichtige Daten und Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen.
Leistungsindikatoren für Events
Zu nennen sind zum einen Umfragen, welche die Zufriedenheit mit der Veranstaltung unter den Teilnehmern abfragen. So finden Sie heraus, ob die Gäste das Event genossen haben. Auf einer Skala bewerten die Befragten die Veranstaltung und geben an, ob oder inwieweit sie diese persönlich weiterempfehlen würden. Ferner lassen sich das Interesse für den Redner oder Erwähnungen der Veranstaltung in sozialen Medien messen. Aufschlussreich ist überdies eine separate Befragung unterschiedlicher Zielgruppen wie Teilnehmer, Redner und Sponsoren.
Unterschiedliche Ticketkategorien geben nicht weniger Aufschluss über interessante Indikatoren. Schließlich heißt es auch die Frage nach den gewonnenen Neukunden zu beantworten und wie viel Zeit Sie in deren Überzeugung investiert haben. Essentiell ist es, die Fragen bereits vor dem Event vorzubereiten, damit Sie unmittelbar oder wenige Tage nach dem Event online freigeschalten werden können.
Interaktion und Engagement der Teilnehmer
Um ein Event für die Teilnehmer interessanter zu machen, gilt es diese aktiv in verschiedene Programmpunkte und Aktionen mit einzubeziehen. Interaktion mit dem Publikum wird heute großgeschrieben und Live-Abstimmungen oder Umfragen bilden einen festen Bestandteil vieler Events. Aus dem Feedback der Teilnehmer heraus ergibt sich weiterführendes Potenzial, zukünftige Events kontinuierlich zu verbessern, neue Programmpunkte hinzuzufügen oder missglückte Inhalte beim nächsten Mal zu streichen. Binden Sie deshalb auch Netzwerk- und Community-Features in Ihre Veranstaltung mit ein, sodass zu keinem Zeitpunkt Langweile unter den Gästen aufkommt.
Workshops bieten immer eine gute Gelegenheit, um die Teilnehmer untereinander zu sozialisieren und ihre eigenen Stärken einzubringen. Persönliche Fragen und Quizrunden lockern den Input auf und motivieren die Gruppen, sich untereinander zu messen. Reiner Input vom Redner gehört der Vergangenheit an. Vielmehr geht es um eine lockere Gestaltung des Events und die wiederkehrende Ansprache des Publikums.
Sicherheit und Krisenmanagement
Nicht zuletzt hilft Ihnen die Software bei der Durchsetzung und Aufrechterhaltung hoher Sicherheitsstandards und im Krisenmanagement. Die Software teilt Ihnen dann beispielsweise mit, wann ein Raum voll ausgelastet ist oder auf Messen die von Ihnen vorab definierte Besuchergrenze erreicht ist. Dann lassen sich etwa bestimmte Zugänge sperren. Vorstellbar ist darüber hinaus eine Analyse der Besucherströme, sei es auf Messen, Volksfesten oder mobilen Weihnachtsmärkten. Einsatzkräfte des Roten Kreuz oder der Polizei lassen sich ebenfalls in die Steuerung von Sicherheitsmaßnahmen mittels Software einbinden und kritische Hotspots ausmachen. Im Notfall wird dann zentral eine Alarmmeldung an alle Besucher verschickt oder ausgerufen.
Auf Weihnachtsmärkten und Messen findet eine vermisste Person so schnell wieder zu ihrer Gruppe zurück. Bei der Konzipierung eines durchdachten Sicherheitskonzepts für eine Veranstaltung kommt der Erstellung von Plänen und der reibungslosen Kommunikation aller Akteure eine Schlüsselrolle zu. Software hilft in dieser Hinsicht nicht nur bei der Verkehrslenkung, sondern bei der frühzeitigen Gefahrenerkennung. Kommt es dann doch zu einem Unfall oder Sachsachaden, haben Sie schnell alle wichtigen Daten zur Hand. Schließlich sollten Sie noch mögliche technische Störungen in Ihre Eventplanung mit einbeziehen. Binden Sie daher bei der Risikoanalyse erfahrene Experten ein, um für alle Fälle gewappnet zu sein.
Fazit
Eventsoftware unterstützt Sie auf vielfältige Weise bei der Planung und Durchführung von größeren Veranstaltungen aller Art. Der Stress reduziert sich dadurch auf ein Minimum und Sie können sich vielmehr den kreativen Aspekten der Eventplanung fokussieren. Zusätzlich sind damit die Auswertung von Echtzeitdaten und weitere Analysen möglich. Selbst beim Eventmarketing leistet die Software wertvolle Dienste. Dazu ist es wichtig vor, während und nach der Veranstaltung relevante Daten zu sammeln, um einzigartige und individuelle Erlebnisse bieten zu können.